Fuente: Sigfox
Escribe: Julien Meriaudeau (*)
La forma en que trabajamos está cambiando y nunca volverá a ser la misma. Los trabajadores de todo el mundo piden una mayor flexibilidad en todo, desde las horas de trabajo hasta los entornos, y exigen más que nunca.
En 2017, PwC descubrió que el 80% de sus 44 mil empleados exigían flexibilidad en sus horarios de trabajo, lo que llevó a la compañía a comprometerse a convertir todas sus oficinas en los Estados Unidos en espacios de trabajo conjunto.
Solo en el Reino Unido, más de 4 millones de personas trabajan regularmente desde su hogar, ya que una fuerza laboral cada vez más milenaria y de “Gen Z” prioriza la adaptabilidad sobre una rutina de trabajo rígida.
Si bien este progreso es fantástico para crear una fuerza laboral motivada, presenta a los empleadores y gerentes de edificios una serie de desafíos interesantes. ¿Cómo monitoreamos la productividad? ¿Cómo nos aseguramos de que los espacios se utilicen de la manera más eficiente? ¿Cómo gestionamos el uso de energía? ¿Cuál es el número mínimo de escritorios con los que podemos trabajar? Se requiere una estrategia diferente para administrar un espacio de trabajo.
Optimización de costos para la eficiencia en el lugar de trabajo
Es exactamente este problema de flexibilidad y eficiencia lo que ha abordado la solución Smart Desk de Ubigreen. Al integrar el software dentro de los espacios de oficina, los clientes están facultados para administrar su entorno de manera más efectiva, lo que significa que no habrá más salas de reuniones vacías, ni escritorios vacíos ni más costos de alquiler innecesarios.
¿Como funciona?
La solución funciona conectando sensores al techo de una oficina o debajo de un escritorio. Estos sensores luego transmitirán la medición de ocupación de cada espacio de oficina/escritorio y sala de reuniones al sistema Smart Desk en tiempo real, haciendo que las habitaciones desocupadas estén disponibles para la reserva.
¿Puedo hacer algo más con los datos recopilados?
Lo que hace que la solución Ubigreen sea tan práctica es que le permitirá monitorear los espacios de oficina a medida que su empresa evoluciona. Una instalación única proporcionará información valiosa en los próximos años, lo que le permitirá tomar decisiones más informadas sobre el crecimiento de su empresa.
¿Cuánto tiempo durará la transición a una “Oficina Flex”?
La naturaleza robusta de los sensores significa que se pueden instalar fácilmente en unas pocas horas (un dispositivo requiere solo 3 minutos para instalarse), mientras que Ubigreen puede configurar mapas de sitio de alta calidad en un plazo de respuesta rápido. Además, dado que la capacitación de software se incluye con ciertos paquetes, podrá realizar la transición de acuerdo con sus propias necesidades y a su propia velocidad.
En promedio, se requiere que los clientes lleguen a 0,7 / 0,8 escritorios por empleado para cumplir la promesa de una Política Flex Office. El espacio liberado se puede utilizar para mover empleados adicionales, así como para crear un nuevo entorno de trabajo colaborativo o privado (espacios de trabajo basados en actividades).
Al operar en la red #0G de Sigfox, los dispositivos tienen una duración de batería increíble, lo que significa que durarán al menos 5 a 10 años. Los dispositivos también vienen con una garantía de 1 año, aunque se puede organizar un contrato de mantenimiento a medida para mayor tranquilidad.
¿Cuándo puedo esperar recuperar mi dinero?
El retorno de la inversión estimado depende del tamaño de su negocio, pero una compañía con casi 2000 empleados que comparten un espacio de oficina predijo un ROI menos de seis meses después de integrar la solución Smart Desk.
Fuerza laboral feliz, ahorros felices
La integración de los espacios de oficina con la innovadora tecnología IoT no solo mejorará una empresa a nivel gerencial sino también en el ámbito de la satisfacción de los empleados. Una compañía de seguros internacional se mudó a oficinas flexibles en 2017. Habiendo operado originalmente en 3 pisos, cada uno con 200 empleados, la transición permitió a la compañía operar en dos pisos, reduciendo los costos de alquiler en un tercio y otorgándoles una fuente adicional de ingresos mediante el alquiler del piso restante.
Además, los beneficios de adoptar este modelo de espacio de trabajo inteligente son casi instantáneos. Se puede ver otro ejemplo concreto de un negocio en la industria bancaria: en 3 meses, la solución puesta en práctica reveló una tasa de ocupación por debajo de la hipótesis inicial y permitió a la compañía aumentar el número de empleados en el sitio en un 35% desde el inicio evaluación de capacidad realizada, lo que les permite cerrar oficinas más pequeñas y generar ahorros adicionales.
El proyecto generó un retorno de la inversión para esta empresa en solo seis meses. La solución Smart Desk no solo es una herramienta práctica para administrar las horas de trabajo comunales, sino que también está llevando a los edificios y oficinas a su máximo potencial.
Fuerza laboral feliz, ambiente feliz y resultado final
° Introducir una solución de Smart Desk en su espacio de trabajo:
° Reduce los costos operativos anuales totales por ocupante
° Reduce los gastos inmobiliarios
° Aumenta la tasa promedio de ocupación de oficinas y reduce la no utilización de espacios reservados
° Además de eso, el mapeo dinámico del espacio y la salida de datos en tiempo real le permitirán optimizar la forma en que usa sus oficinas exactamente según sus propias necesidades.
Esto significa que la solución es perfecta para las industrias con una alta plantilla, como la banca y los seguros, y especialmente para las empresas que dependen de una fuerza laboral transitoria, como consultores y especialistas en TI. Sin embargo, con modelos que comienzan desde un mínimo de 100 escritorios, las compañías más pequeñas también pueden beneficiarse de la transición a una oficina flexible. Reducción de gastos, una fuerza laboral más feliz y un menor impacto ambiental: los beneficios son claros para todos.
No perdamos más tiempo en hacer que los Smart Desks sean la nueva normalidad.
(*) Julien Meriaudeau es el presidente y cofundador de Ubigreen, una empresa que ofrece soluciones digitales para mejorar el rendimiento operativo de los edificios y espacios de trabajo de sus clientes.
